5 Tipps, wie Unternehmen dem Fachkräftemangel entgegenwirken können

Tipp 1: Optimieren Sie die Kommunikation im Bewerbungsprozess

Wir müssen leider oft feststellen, dass Unternehmen ihren Bewerbern gar nicht, nur sporadisch, nicht individualisiert oder sehr spärlich und unregelmäßig antworten. Kommunikation ist der Schlüssel im Bewerbungsprozess. Das war schon immer so – denn wer als Unternehmen die Besten der Besten einstellen wollte, musste schon seit je her alles dafür tun, dass sich diese Fachkräfte auch für das Unternehmen entscheiden. Mit der immer stärker klaffenden Lücke im Fachkräftesektor ist diese Voraussetzung noch unumgänglicher geworden. Wer nicht mit seinen potenziellen Bewerbern auf einer wertschätzenden, individuellen und regelmäßigen Basis kommuniziert, riskiert, dass diese ein schlechtes Bild vom Unternehmen bekommen und sich „geghostet“ fühlen. Außerdem ist dann die Gefahr höher, dass sich die Fachkraft in der Zeit der Funkstille für ein anderes Unternehmen entscheidet.

Achten Sie darauf, dass Sie die Kommunikation zielgruppengerecht gestalten. Als Recruiter können Sie sich beispielsweise auch direkt über LinkedIn vernetzen und dort austauschen, wenn ihre gesuchten Fachkräfte dieses Netzwerk nutzen. Wollen Sie Stellen im Handwerk besetzen, so ist vielleicht das Telefon das Medium der Wahl. Und bei eher introvertierten Berufsgruppen kann sich eine Mail gut eignen. Im weiter fortgeschrittenen Bewerbungsprozess bekommen Sie auch ein Gefühl für die Kommunikationsvorlieben des Bewerbers und können sich danach richten. Fragen Sie gern auch aktiv nach, was sich der potenzielle Mitarbeiter wünscht.

Auch Bewerber, die Sie nicht einstellen wollen, haben ein Recht auf wertschätzende und offene Kommunikation. Darüber hinaus sollten Sie nicht vergessen, dass verschmähte Bewerber wichtige Multiplikatoren sein können – sowohl für andere potenzielle Mitarbeiter wie auch für Ihre Kunden-Zielgruppe. Achten Sie darauf, mit den möglichen Mitarbeitern im Austausch zu bleiben. Schicken Sie Mails, falls sich der Entscheidungsprozess verzögert oder telefonieren Sie mit den Bewerbern und geben aktiv Feedback. Das zeigt Ihrer Zielgruppe Wertschätzung und echtes Interesse. Bewerbern, denen Sie absagen, können Sie anbieten, sie in den Bewerberpool aufzunehmen. Auch wenn es für diese Stelle nicht gereicht hat, kann das Profil der Fachkraft für künftige Positionen wichtig sein. Außerdem hat die Absage dann nicht so viel Schlagkraft.

Wichtig ist, dass Sie als Arbeitgeber nicht nur fordern, sondern auch bereit sind zu geben. Denn aktuell – und das wird wohl auch die kommenden Jahre so bleiben – befinden wir uns in einem Arbeitnehmermarkt und der Fachkräftemangel ist auch den Fachkräften bewusst. Diese haben also häufig, besonders wenn sie gut ausgebildet sind und über Berufserfahrung verfügen, die Wahl.

EXTRA TIPP: Diese wertschätzende Kommunikation sollte sich auch im Vorstellungsgespräch wiederfinden. Unternehmen müssen sich heute auch bei den Bewerbern bewerben, das bedeutet klassische „Ausfragerei“ und „Fehlersuche“ gehören der Vergangenheit an. Schaffen Sie eine wertschätzende und angenehme Gesprächsatmosphäre. Personalverantwortliche sollten hier auch die Führungskräfte schulen und mit dem richtigen und modernen Umgang mit Fachkräften vertraut machen.

 

Tipp 2: Erkennen Sie Potential und potenzielle Fachkräfte

Oft schlummert im eigenen Unternehmen bereits enormes Potential, das einfach nicht erkannt wird. Interne Wechsel oder der interne „Quereinstieg“ in Fachabteilungen wird von zu wenigen Unternehmen wahrgenommen und gefördert. Dabei schlagen Sie gleich 6 Fliegen mit einer Klappe, wenn Sie bereits bestehenden Mitarbeitern die Chance geben, sich mit einer anderen, besseren Stelle im Unternehmen weiterzuentwickeln und die eigene Karriere zu stärken:

• Sie sparen sich einen teuren und zeitintensiven Recruiting Prozess
• Sie sorgen dafür, dass sich Ihr bestehendes Personal wertgeschätzt fühlt
• Sie verhindern möglicherweise Abwanderung unzufriedener Mitarbeiter
• Sie können Synergien und bereits bestehendes Wissen nutzen
• Sie haben weniger Aufwände bei Onboarding und Einarbeitung
• Sie können Start und Übergabe flexibel planen

Natürlich bedeutet das, Sie müssen Zeit und Geld in Fort- und Weiterbildung investieren. Im Vergleich zum Recruiting zahlt sich das jedoch meist aus, denn Fachkräfte, die bereits bei Ihnen arbeiten, kennen Ihr Unternehmen, Ihre Werte und Ihre Produkte bereits. Außerdem investieren Sie so in die eigenen Ressourcen und schaffen eine Arbeitsatmosphäre sowie eine Arbeitsqualität, die von den Mitarbeitern geschätzt wird und gleichzeitig als Pro-Argument bei Bewerbern genutzt werden kann.

Wenn es beispielsweise eine aktuell besetzte Stelle im Marketing gibt, deren Aufgabengebiet mehr und mehr wegfällt oder sich verändert – Sie gleichzeitig aber eine Stelle in der Produktentwicklung haben, so sollten Sie darüber nachdenken, wie sich diese Variablen vereinen lassen. Im Marketing verfügen die Mitarbeiter meist über enormes Zielgruppen- und Produktwissen – beides wichtige Punkte in der Produktentwicklung. Darüber hinaus kennen Marketing Mitarbeiter das eigene Unternehmen und dessen Marke. Sprechen Sie mit den Angestellten, ob ein Wechsel für Sie in Frage käme und finden Sie dann heraus, welches Wissen aktuell noch fehlt und welche Schulungen und Weiterbildungen diese Lücke schließen können. Vielleicht lohnen sich auch interne Weiterbildungsangebote, E-Learning oder Akademien, die Sie genau zu diesen Zwecken einsetzen können. Davon haben Unternehmen zwei weitere Vorteile:

1. Sie bündeln, zentralisieren und dokumentieren das Wissen und Know-how Ihres Unternehmens. Falls also Fachkräfte auf Schlüssel-Positionen doch einmal abwandern sollten, so haben Sie deren Kenntnisse und auch Prozesse dokumentiert und gesichert.
   
   
2. Sie können dieses Weiterbildungsangebot als Pro-Argument für externe Bewerber und zum Vermarkten Ihre Employer Brand nutzen.

 

Tipp 3: Planen Sie langfristig und mit dem Fachkräftemangel

Es hilft nichts, die Augen vor dem Fachkräftemangel und seinen Folgen zu verschließen. Wenn Ihr Unternehmen wächst oder Sie planen zu expandieren, dann müssen Sie den stärker werdenden Fachkräftemangel berücksichtigen. Denn nicht nur Fachkräfte sind rar, auch Personal ohne abgeschlossene Berufsausbildung ist derzeit schwer zugänglich. Das sieht man insbesondere in der Industrie und der Logistik. Viele Unternehmen rechnen erst mit Kundenaufträgen und einer gestiegenen Produktion und vernachlässigen dabei eine elementare Frage: Wer soll den gestiegenen Arbeitsaufwand bewältigen? Das Wachstum des Unternehmens darf nicht ausschließlich auf dem Rücken der operativen Mitarbeiter ausgetragen werden. Denn die steigende Arbeitsbelastung führt wiederum zu Unzufriedenheit und damit zu möglichem Personalverlust.

Planen Sie also realistisch und machen Sie als Personalverantwortlicher oder Recruiter Ihre Position deutlich. Der Geschäftsleitung und den Entscheidungsträgern muss klar sein, dass die Personalsuche zeitaufwendig und teuer ist. Nicht selten sind besonders Unternehmen, die sich im Wachstum befinden, auf die zusätzliche Unterstützung eines Personal- oder Recruiting-Dienstleisters angewiesen, um den gestiegenen Anforderungen Herr zu werden.

Auch potenzielle Lösungen sollten von Anfang an in die Strategie einfließen – mit all ihren Konsequenzen: Das können Remote-Stellen sein, dort wo es möglich ist. Aber auch übertarifliche Entlohnung, Kinderbetreuung und flexible Arbeitszeiten sowie Teilzeit-Stellen dienen als Lösungsansätze, um den Ansprüchen und Wünschen der Arbeitnehmer gerecht zu werden. Auch konservative Unternehmen müssen hierfür offen sein – sonst werden sie langfristig von der Konkurrenz abgehängt.

 

Vorhandene Fachkräfte entlasten – Beispiel Lohnbuchhaltung

In bestimmten Bereichen des Betriebsalltags können die vorhandenen Fachkräfte durch verschiedene Maßnahmen entlastet werden. Dies funktioniert vor allem über digitalisierte und automatisierte Prozesse. Die Lohnbuchabteilungen sind hierfür ein Paradebeispiel, denn es gibt für das Rechnungswesen bereits viele sinnvolle Digitalisierungs- und Automatisierungslösungen. Diese haben sogar positive Effekte über die Ersparnis von Arbeitszeit hinaus. So werden durch den Einsatz von digitalen Systemen manuelle Fehler minimiert und die Effizienz gesteigert. Automatisierte Prozesse ermöglichen eine schnellere und präzisere Berechnung der Löhne, was nicht nur zu Zeit- sondern auch zu Kostenersparnissen führt. Zudem bieten digitale Lösungen die Möglichkeit, Daten sicher zu speichern und leicht zugänglich zu machen. Durch die Automatisierung können auch komplexe rechtliche und steuerliche Anforderungen einfacher erfüllt werden und mit den richtigen Schnittstellen wird die Zusammenarbeit mit Ämtern und Behörden vereinfacht.

Anbieter der Softwarelösungen für das Rechnungswesen haben den Fachkräftemangel als Treiber für die Digitalisierung erkannt und bieten entsprechend zugeschnittene Lösungen und Orientierungshilfen. So geben die sogenannten PlayCards einen Überblick über die wichtigsten Werkzeuge und Technologien, mit deren Hilfe die Lohnbuchhaltung den Herausforderungen des Fachkräftemangels am effektivsten begegnen kann.

 

Tipp 4: Verbinden Sie Marketing und Personal für Ihre Bewerberzielgruppen

Wer Mitarbeiter finden und halten will – besonders im Fachkräftebereich – braucht eine starke Arbeitgebermarke, die den unterschiedlichen Personalzielgruppen gerecht wird. Um diese Employer Brand aufzubauen und auch bekannt zu machen, ist es ratsam, die Fähigkeiten von HR und Marketing zu vereinen. In größeren Unternehmen kann das eine eigene Personalmarketing-Stelle oder Abteilung sein, in kleineren genügt aber oft auch die Zusammenarbeit der beiden Abteilungen für Erfolge oder die Firma setzt auf eine Personalagentur, die bei diesem Prozess unterstützt.

Unternehmen müssen aber verinnerlichen, dass die Aufgabe von HR (Personal gewinnen, halten, entwickeln und managen) heute nur noch in Kombination mit Marketing-Maßnahmen und Taktiken nachhaltig funktioniert. Denn Reichweite und Aufmerksamkeit sind begrenzt. Und auch die Transparenz über Gehälter und Aufgaben sowie die öffentliche Bewertung von Arbeitgebern über Portale wie Kununu erfordern neue Maßstäbe. Wie unterscheidet sich Ihr Unternehmen von allen anderen? Was bieten Sie Ihren Mitarbeitenden, was sonst keiner hat? Wie erreichen Sie Ihre Bewerber und wie gewinnen Sie ihre Aufmerksamkeit?

All diese Kenntnisse, Ideen und Methoden brauchen Sie, um überhaupt im Recruiting Prozess zu starten. Um eine nachhaltige Arbeitgebermarke aufzubauen, brauchen Sie zusätzlich Werte, Mission, Vision, Markenbotschafter und Werbung. All diese Aufgaben können nicht einfach „On-Top“ zu den bereits bestehenden Herausforderungen in den HR- und Personalabteilungen kommen.

Eine Personalmarketing- und Branding-Strategie erfordert ein Konzept, Zeit und Invest. Gerade am Anfang, wenn Ihr Unternehmen keinen besonders guten Ruf als Arbeitgeber hat oder sich in einer Wachstumsphase befindet, kann ein Partner als Unterstützung hilfreich sein. Eine Personalagentur kann konzeptionell und im operativen Doing unterstützen. Dem Fachkräftemangel können Sie aber auch entgegenwirken, wenn Sie den Recruiting-Prozess an einen Dienstleister auslagern und so der internen Abteilung Kapazitäten freischaufeln, um Personalmarketing und Employer Branding zu betreiben.