Leitfaden zum Recruiting Prozess: Definition, Strategie und Optimierung

Leitfaden zum Recruiting Prozess: Definition, Strategie und Optimierung

Im heutigen wettbewerbsintensiven Arbeitsmarkt ist ein effizienter und effektiver Recruiting Prozess entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens. Die Fähigkeit, die besten Talente schnell und gezielt anzuziehen und einzustellen, kann den Unterschied zwischen Unternehmenserfolg und -misserfolg ausmachen. Daher tauchen wir tief in den Recruiting Prozess ein und erklären diesen von A bis Z. Worauf muss man beim Recruiting Prozess achten? Wie schafft man es, den Recruiting Prozess zu optimieren? Welche Branchen Unterschiede gibt es im Recruiting? Wie findet man die richtigen Bewerber und wie wertet man den Erfolg des Recruiting Prozesses aus? Zudem haben wir wertvolle Tipps zur Optimierung Ihres Recruitings und erklären die Wichtigkeit von Kennzahlen im Einstellungsprozess.

Recruiting Prozess: Definition und Strategie

Der Recruiting Prozess umfasst alle Schritte, die ein Unternehmen unternimmt, um neue Mitarbeiter zu identifizieren, anzuziehen, auszuwählen und letztendlich einzustellen. Eine gut durchdachte Recruiting Strategie ist dabei unerlässlich. Sie berücksichtigt die Unternehmensziele, die Arbeitsmarktsituation und die spezifischen Anforderungen der zu besetzenden Stelle. Da Unternehmen meist eine Vielzahl an Positionen zu besetzen haben, die alle völlig unterschiedliche Anforderungen haben und Kenntnisse erfordern, sollte diese Bandbreite auch in der Recruiting Strategie berücksichtigt werden.  Eine erfolgreiche Recruiting Strategie setzt auf eine Kombination aus traditionellen und digitalen Kanälen, um eine breite Palette von Talenten zu erreichen. Daneben müssen entsprechende Kanäle identifiziert, analysiert und bewertet werden? Welches Social Network macht für welche Stelle Sinn? Auf welchen Job-Portalen muss das Unternehmen präsent sein und wie viel Budget steht dafür zur Verfügung?

Außerdem müssen Sie Ihre jeweilige Zielgruppe kennen. Denn wer qualifizierte Mitarbeiter an das eigene Unternehmen binden will, muss nicht nur wissen, wo er diese findet, sondern auch wie er sie ansprechen muss.

Gleichsam spielt die eigene Arbeitgebermarke (Employer Brand) eine große Rolle bei der Recruiting Strategie. Welche Werte vertritt Ihr Unternehmen? Welche Benefits und Besonderheiten werden Mitarbeiter geboten und wie heben Sie sich von Ihrer Konkurrenz ab?

Wenn Sie wissen, wen Sie suchen, wo und wie Sie diese Kandidaten ansprechen und überzeugen müssen, dann geht die eigentliche Arbeit erst richtig los. Denn das allein ist kein Erfolgsgarant. Und Apropos – das Reporting und die Analyse des Recruiting Prozesses gehört zwangsläufig zur Strategie dazu. Setzen Sie sich konkrete, messbare Ziele, die Sie im Anschluss an den Recruiting Prozess und das erfolgreiche Besetzen der Vakanz anhand von KPIs (Key Performance Indicators) und Kennzahlen auswerten können. Nur so wissen Sie, welche Maßnahmen sich lohnen und ob Ihr Recruiting Budget sinnvoll eingesetzt wurde.

Wie läuft der Recruiting Prozess ab? Schritte und Maßnahmen

Steht die Recruiting Strategie, kann das eigentliche Recruiting starten. Der Recruiting Prozess lässt sich in mehrere Schlüsselschritte unterteilen:

1. Bedarfsanalyse und Stellenausschreibung: Identifikation der zu besetzenden Stelle und Erstellung einer detaillierten Stellenbeschreibung. Hier ist es besonders wichtig, dass Ihre Stellenanzeige maßgeschneidert auf die Wünsche und Ansprüche Ihrer Wunsch-Kandidaten passt. Arbeiten Sie Benefits und Ihre Arbeitgebermarke heraus. Bleiben Sie deutlich und klar bei Ihren Ansprüchen an die Kandidaten und schaffen Sie unbedingt immer eine direkte Kontaktmöglichkeit.
2. Talentakquise: Nutzung verschiedener Recruiting Kanäle, um potenzielle Kandidaten anzusprechen. Das können Stellenportale wie StepStone, Instaffo und Personio sein. Aber auch Social Media Netzwerke, wie beispielsweise LinkedIn und XING. Seien Sie da präsent, wo Ihre Zielgruppe ist. Auch Offline-Kanäle funktionieren nach wie vor. Zum Beispiel Job-Messen und Events oder auch die lokale Zeitung.
3. Bewerbungsmanagement: Sammlung und Sortierung von Bewerbungen. Setzen Sie sich Deadlines und halten Sie sich daran. Das verhindert, dass sich der Recruiting Prozess zu lange zieht und potenzielle Mitarbeiter bereits nicht mehr verfügbar sind.
4. Vorauswahl und Interviews: Durchführung von Screening-Verfahren und Interviews. Treffen Sie eine gute Vorauswahl und kontaktieren Sie die Bewerber, die in der nächsten Runde sind, zeitnah. Auch die Job-Interviews sollten gut vorbereitet sein. Selbstverständlich muss sich Ihre HR-Abteilung wie auch die einstellende Führungskraft gut auf die einzelnen Kandidaten vorbereiten.
5. Auswahl und Angebot: Entscheidung für den besten Kandidaten und Unterbreitung eines Jobangebots.
6. Onboarding: Integration des neuen Mitarbeiters in das Unternehmen.

 

Wie lange dauert ein durchschnittlicher Recruiting Prozess?

Die Dauer eines Recruiting Prozesses kann stark variieren, je nach Branche, Unternehmensgröße und der Spezifität der Stelle. Im Durchschnitt kann der Prozess von einigen Wochen bis zu mehreren Monaten dauern. Das kommt natürlich auch darauf an, wie dringend Stellen besetzt werden müssen und wie gut Sie als Unternehmen die entsprechenden Kandidaten screenen und fordern.

Eine effiziente Gestaltung des Prozesses kann jedoch helfen, die Zeit bis zur Einstellung signifikant zu reduzieren. Das ist wichtig, denn manchmal wird der Wunsch-Kandidat dann doch noch von der Konkurrenz weggeschnappt. Sie sollten also darauf achten, Ihre internen Prozesse effizient zu halten und gleichzeitig, aber gründlich arbeiten zu können. Hierbei kann Sie ein Personaldienstleister wunderbar unterstützen. Denn von diesen kann nicht nur die Akquise und das Recruiting übernommen werden, sie können auch in der Kommunikation und Vorbereitung mit den Kandidaten effektiv unterstützen.

Wie sieht ein guter Recruiting Prozess aus?

Ein guter Recruiting Prozess ist strukturiert, effizient und kandidatenzentriert. Er beinhaltet klare Kommunikationswege, schnelle Reaktionszeiten und eine positive Candidate Experience. Zudem ist er flexibel genug, um sich an den sich schnell ändernden Talentmarkt anzupassen. Selbstverständlich ist der wichtigste Indikator das erfolgreiche Besetzen der Vakanz. Aber vergessen Sie nicht, dass auch abgelehnte Kandidaten ein Sprachrohr sind. Sie sollten hier unbedingt die wichtigsten Recruiting KPIs im Blick haben:

Time to Hire: Wie lange dauert es, bis die Vakanz besetzt wird? Ist diese Dauer sehr hoch – mehrere Monate auch weniger komplexen Stellen – weißt das auf einen ineffizienten Recruiting Prozess hin. Vielleicht suchen Sie die Talente auf den falschen Kanälen, oder Ihre Stellenanzeigen sowie Ihre Bewerbungsgespräche sprechen die potenziellen Kandidaten nicht an.

Cost-per-Hire: Wie viel kostet Sie ein neuer Mitarbeiter? Hier muss selbstverständlich zwischen den jeweiligen Stellen unterschieden werden, aber wenn Sie Ihr Budget regelmäßig ausreizen und überreizen, ist fraglich, ob Sie es an der richtigen Stelle ausgeben. Testen Sie neue Job-Portale und Recruiting-Maßnahmen aus, um wieder kostenschonender einzustellen.  

Quality of Hire: Stellen Sie die richtigen Kandidaten ein? Dies lässt sich natürlich nur rückblickend beurteilen ist aber enorm wichtig: Leistungsbeurteilungen und die Fluktuationsrate innerhalb der ersten 12 Monate müssen in jedem Fall gemessen werden. Nur so wissen Sie, ob Sie mit Ihrer Recruiting Strategie auch die Talente ansprechen, die Sie sich langfristig im Unternehmen wünschen.

Welche Fehler sollten im Recruiting Prozess vermieden werden?

Häufige Fehler im Recruiting Prozess umfassen eine unzureichende Bedarfsanalyse, die Vernachlässigung von Candidate Experience und eine ineffiziente Nutzung von Recruiting Kanälen. Seien Sie da aktiv, wo auch Ihre Bewerber sind. Und vor allem: Richten Sie die Recruiting Maßnahmen immer auf die Bewerber aus.

Weitere Fehler sind eine verzögerte Kommunikation mit Kandidaten und eine mangelhafte Onboarding-Erfahrung. Diese negativen Berührungspunkte können sich auch schnell herumsprechen und Ihrer Arbeitgebermarke schaden. Was Sie außerdem im Recruiting-Prozess vermeiden sollten, sind unklare Prozess für die Bewerber. Kommunikation und Transparenz sind das A und O und zeigen Wertschätzung.

Viele Arbeitgeber – besonders im klassischen Mittelstand, machen leider auch den Fehler, sich nicht auf die veränderte Arbeitsmarkt-Situation einzulassen. Kandidaten – besonders die jüngere Generation – hat heute andere Ansprüche an den potenziellen Arbeitgeber. Work-Life-Balance und Sinnhaftigkeit sind hier große und wichtige Faktoren – das zeigen immer mehr Umfragen. Stellen Sie sich also bereits im Recruiting Prozess auf New Work ein und schaffen Sie ein Angebot am Arbeitsmarkt, das auch den Wünschen der Zielgruppe entspricht.

Recruiting im Mittelstand – was sind die Besonderheiten?

Für mittelständische Unternehmen ist es besonders wichtig, einen personalisierten und agilen Recruiting Prozess zu entwickeln. Oft stehen weniger Ressourcen zur Verfügung, was eine kreative Herangehensweise an Talentakquise und -bindung erfordert. Daneben ist die Konkurrenz besonders groß: Namhafte Unternehmen und große Konzerne können oftmals ein höheres Gehalt, den besseren Standort oder mehr Benefits bieten. Mittelständler müssen im Recruiting also besonders zielgruppenorientiert und aktiv vorgehen.

Um die richtigen Talente zur richtigen Zeit anzusprechen, lohnt es sich daher gerade für kleiner und Mittelständische Unternehmen, einen Personaldienstleister einzusetzen. Die Fachleute verfügen bereits über eine breite Kartei an potenziellen Kandidaten und wissen genau, welche Strategien und Maßnahmen auf welchen Recruiting-Kanälen erfolgreich sind.

Arbeiten Sie als Mittelständler unbedingt Ihre Stärken hervor: Flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege und echte Aufstiegschancen für Talente sollten keine reinen Buzzwords im Einstellungsverfahren sein. Sie sind die Vorteile, die Sie gegenüber Konzernen haben. Und wenn diese Vorteile Teil Ihrer Arbeitgebermarke und Ihrer Recruiting-Strategie sind, müssen Sie sie im Bewerbungsprozess unbedingt ausspielen. Untermauern Sie diese Stärken gern mit echten Erfolgsgeschichten von Mitarbeitern aus Ihrem Unternehmen.  

Recruiting in Logistik, Handwerk und IT – was sind die Besonderheiten?

Branchenspezifische Besonderheiten erfordern angepasste Recruiting Strategien. In der Logistik und im Handwerk ist oft die lokale Talentakquise entscheidend. Denn dort braucht man die Fachkräfte vor Ort. Es kann also Sinn machen, mehr Fokus auf Recruiting. Kanäle wie Tag der offenen Tür, regionale Job-Messen oder Lokal-Zeitungen zu setzen. Hingegen spielen in der IT-Branche digitale Recruiting Kanäle und internationale Talentpools eine größere Rolle. Denn diese Jobs können auch ohne Probleme remote übernommen werden. Daneben ist die Sprache der Talente natürlich von Branche zu Branche und auch von Position zu Position unterschiedlich. Gleiches gilt für Wünsche und Anforderungen der Mitarbeiter in Spe. Wichtig ist, dass Sie Ihre Branche gut kennen und die Besonderheiten der Kandidaten einschätzen können. Nur so schaffen Sie einen Recruiting Prozess, der tatsächlich die richtigen Mitarbeiter anzieht.

Wie viele Recruiter braucht man?

Die optimale Anzahl an Recruitern hängt von der Größe des Unternehmens, dem Volumen der Einstellungen und der Komplexität der zu besetzenden Stellen ab. Eine effiziente Prozessgestaltung und der Einsatz von Technologie können jedoch dazu beitragen, den Bedarf an Personal zu optimieren. Natürlich macht oft auch Unterstützung in Form eines Recruiting-Partners Sinn. Versuchen Sie nicht, alles auf Ihre HR-Abteilung abzuwälzen, denn Recruiting ist nochmals etwas völlig anderes als die „klassische HR-Arbeit“. Es macht Sinn für das Besetzen von Stellen wirklich mit Fachleuten zu arbeiten. Dadurch werden Vakanzen langfristig schneller und budgetschonender besetzt.

Recruiting Kanäle für die richtigen Talente

Die Auswahl der richtigen Recruiting Kanäle ist entscheidend für den Erfolg. Dazu gehören Jobbörsen, soziale Medien, Mitarbeiterempfehlungen und Talentpools. Die effektive Nutzung dieser Kanäle kann die Sichtbarkeit der Stellenanzeigen erhöhen und die Qualität der Bewerber verbessern. Die Wahl des Kanals hängt immer von der Zielgruppe ab. Während Sie Young Professionals, Azubis und Werkstudenten vielleicht eher auf Instagram und TikTok erreichen können, finden Sie berufserfahrene Kandidaten eher auf LinkedIn und Xing. Und auch Job Portale sind sinnvoll. Aber beachten Sie, dass Sie durch Job Portale in der Regel nur Kandidaten kennenlernen, die bereits aktiv nach einer neuen Herausforderung suchen. Recruiting kann aber durch Active Sourcing und die gezielte Ansprache von geeigneten Talenten noch viel mehr. Im Beitrag Recruiting Tipps 2024 erfahren Sie mehr über die Vorgehensweisen auf unterschiedlichen Recruiting Kanälen.

Das kostet ein Recruiting Prozess

Die Kosten eines Recruiting Prozesses variieren stark und umfassen Anzeigenkosten, Media Budget (beispielsweise für Social Media und Google Ads), Softwarelizenzen, Personalkosten und gegebenenfalls Kosten für Personaldienstleister. Eine Optimierung des Prozesses kann jedoch zu erheblichen Einsparungen führen. Pauschal, kann hier keine Zahl stehen. Denn einen neuen Logistikleiter einzustellen, wird in der Regel teurer sein, als einen Werkstudenten zu akquirieren. Wenn Sie aber Ihre Recruiting Strategie gut ausgearbeitet haben und den Recruiting Prozess optimiert haben, dann können Sie die Kosten für neues Personal besser steuern. Außerdem sollten Sie Ihre KPIs im Auge haben – beispielsweise den Cost per Hire.

5 wichtige Tipps für die Optimierung eines Recruiting Prozesses

1. Technologie einsetzen: Automatisierung und KI können helfen, den Prozess zu beschleunigen und die Qualität der Einstellungen zu verbessern. Z. B. indem Sie Ihre Stellenausschreibungen verbessern.
   
   
2. Candidate Experience verbessern: Eine positive Bewerbungserfahrung kann die Akzeptanzrate von Jobangeboten erhöhen und wirkt sich positiv auf Ihre Arbeitgebermarke und Reputation aus.
   
   
3. Daten nutzen: Analysieren Sie Daten, um Engpässe zu identifizieren und den Prozess kontinuierlich zu verbessern. Kennzahlen auswerten und dann an den richtigen Stellschrauben zu drehen ist unerlässlich.
   
   
4. Flexibel bleiben: Passen Sie Ihren Prozess an die sich ändernden Anforderungen des Marktes an. Gerade junge Bewerber wollen andere Dinge im Job. Ihr Angebot muss zur Nachfrage passen. Was jedoch immer wichtig ist und bleibt, ist eine wertschätzende Kommunikation mit den Bewerbern.
   
   
5. Stakeholder einbinden: Eine enge Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen kann die Effizienz und Effektivität des Prozesses verbessern. So stellen Sie sicher, dass die Stellenausschreibungen auch wirklich zur gesuchten Stelle passen und die entsprechenden Kenntnisse und Fähigkeiten abgefragt werden.

6. Mit Personaldienstleistern zusammenarbeiten: Ein optimierter Recruiting Prozess ist aufwendig und komplex. Sourcen Sie diese Arbeit aus, um effizienter und schneller im Einstellungsverfahren zu werden und die Ressourcen Ihrer HR-Abteilung zu schonen. Die Zusammenarbeit mit Personaldienstleistern kann eine effektive Strategie sein, um spezialisierte Talente zu finden oder Spitzen in der Personalnachfrage zu bewältigen. Wichtig ist hierbei eine klare Kommunikation der Anforderungen und eine enge Zusammenarbeit während des gesamten Prozesses.