Recruiting KPIs: Das sind die Kennzahlen für erfolgreiche Personalgewinnung

Einstieg ins Thema: Was sind eigentlich KPIs und was hat das mit Recruiting zu tun?

KPIs (Key Performance Indicators) sind messbare Kennzahlen, die den Erfolg oder die Leistung eines bestimmten Prozesses, einer Kampagne oder eines Projektes bewerten. Sie helfen Unternehmen, die Leistung in verschiedenen Bereichen zu analysieren, um Entscheidungen auf der Grundlage von Daten zu treffen. Typischerweise findet man KPIs zum Beispiel im Marketing und im E-Commerce. Im Recruiting beziehen sich die Key Performance Indicators auf die Personalbeschaffung und die Bemühungen eines Unternehmens, die besten Talente zu gewinnen und einzustellen. Sie helfen zu bewerten, wie effizient und erfolgreich der Recruiting Prozess funktioniert.

Das bedeutet: Im Recruiting können KPIs dabei helfen, die Effizienz des Einstellungsprozesses zu messen und Schwachstellen zu identifizieren. Durch das Verfolgen dieser Kennzahlen ist es möglich, zu verstehen, wie effektiv ein Unternehmen bei der Gewinnung von Talenten ist und wo Verbesserungen notwendig sind.

Besonders dieser Teil ist wichtig. Denn es ist natürlich elementar, Kennzahlen zu messen und auszuwerten – viel wichtiger ist aber, dass die richtigen Schlüsse daraus gezogen und Maßnahmen eingeleitet werden. Nur so helfen Recruiting KPIs auch wirklich bei der Personalgewinnung.

Warum sind KPIs im Recruiting wichtig?

Wie bereits erwähnt, geben Ihnen diese Kennzahlen einen Überblick, wie Ihr Einstellungs- und Personalgewinnungsprozess derzeit funktioniert. Das macht besonders Sinn, wenn sich HR-Abteilungen mit Problemen wie zu hoher Arbeitsbelastung oder fehlenden Einstellungen konfrontiert sehen. Recruiting KPIs sind aber aus mehreren Gründen entscheidend:

1. Messbare Ziele: Sie bieten eine klare Möglichkeit, den Erfolg zu messen, und geben Einblick, ob gesetzte Ziele erreicht werden.
2. Effizienzsteigerung: Durch das Verfolgen von KPIs können Unternehmen die Effizienz ihres Recruiting-Prozesses verbessern, indem sie Bottlenecks und Ineffizienzen erkennen.
3. Kostenkontrolle: Einige KPIs, wie die Cost per Hire, helfen Unternehmen, die Kosten im Einstellungsprozess besser zu verwalten.
4. Qualität der Einstellung: KPIs ermöglichen es, die Qualität der eingestellten Mitarbeiter zu bewerten, was langfristig die Mitarbeiterbindung und -zufriedenheit steigern kann.

Wichtige Recruiting KPIs und ihre Bedeutung

Nun stellt sich die Frage, was soll gemessen werden, und wie? Es gibt zahlreiche KPIs in der HR und der Personalgewinnung – welche für Sie wirklich relevant sind, hängt von den derzeitigen Problemen und Zielen ab. Als Tipp sollten Sie sich aber besonders am Anfang auf wenige relevante KPIs fokussieren und später bei Bedarf weitere dazunehmen. Hier sind einige der wichtigsten Recruiting KPIs, die Unternehmen im Auge behalten sollten:

1. Time to Hire (Einstellungsdauer)
   Die Time to Hire misst die Zeitspanne zwischen der Veröffentlichung einer Stellenanzeige und dem Tag, an dem der Kandidat das Angebot annimmt. Diese Kennzahl gibt Aufschluss darüber, wie effizient der Einstellungsprozess ist. Je kürzer die Zeit, desto besser funktioniert der Prozess.

2. Cost per Hire (Kosten pro Einstellung)
   Die Cost per Hire misst die gesamten Ausgaben für eine Neueinstellung, einschließlich Werbung, Personalberatergebühren, internen Ressourcen und vielem mehr. Sie ist eine wichtige Kennzahl, um die Kostenkontrolle im Recruiting zu verbessern.

3. Quality of Hire (Einstellungsqualität)
   Die Einstellungsqualität ist eine der entscheidendsten KPIs im Recruiting. Sie bewertet, wie gut sich neue Mitarbeiter nach der Einstellung im Unternehmen integrieren und langfristig zum Unternehmenserfolg beitragen. Metriken wie die Leistung in den ersten 6-12 Monaten oder die Mitarbeiterbindung helfen dabei, die Einstellungsqualität zu messen.

4. Offer Acceptance Rate (Angebotsannahmequote)
   Die Offer Acceptance Rate gibt an, wie viele der unterbreiteten Jobangebote tatsächlich angenommen werden. Eine niedrige Annahmequote kann ein Hinweis auf Probleme im Einstellungsprozess sein, wie zu geringe Gehälter oder unattraktive Arbeitsbedingungen.

5. Candidate Satisfaction (Kandidatenzufriedenheit)
   Diese KPI misst, wie zufrieden die Bewerber mit dem Einstellungsprozess waren. Dies kann durch Umfragen nach Abschluss des Prozesses erfasst werden. Eine hohe Zufriedenheit steigert die Arbeitgebermarke und sorgt für eine positive Reputation am Arbeitsmarkt.

6. Sourcing Channel Effectiveness (Effektivität der Beschaffungskanäle)
   Diese Kennzahl zeigt, welche Recruiting-Kanäle (z.B. Jobbörsen, soziale Medien, Personalvermittler) die besten Ergebnisse in Bezug auf qualitativ hochwertige Bewerber liefern. Durch das Messen der Effektivität der Kanäle können Unternehmen ihre Ressourcen besser verteilen und in die richtigen Kanäle investieren.

7. Time in Stage (Zeit pro Prozessschritt)
   Diese KPI misst, wie lange ein Kandidat in jeder Phase des Bewerbungsprozesses verweilt, z.B. Zeit für die erste Kontaktaufnahme, Interviewzeit, Entscheidungsfindung. Dies hilft, ineffiziente Phasen zu identifizieren und den Prozess zu optimieren.

Welche KPIs sollten in der Personalgewinnung unbedingt gemessen werden?

Diese Frage muss jedes Unternehmen und jede HR Abteilung natürlich individuell beantworten, aber es gibt ein paar Basic-Kennzahlen, die vergleichsweise leicht zu messen sind und Ihnen schon viel Aussagekraft mit auf den Weg geben. Die wichtigsten KPIs und was Sie Ihnen vermitteln, sind zum Beispiel folgende:

• Time to Hire: Um sicherzustellen, dass der Prozess nicht zu langwierig ist.
• Cost per Hire: Um die Effizienz und Kostenkontrolle zu verbessern.
• Quality of Hire: Um zu bewerten, wie gut neue Mitarbeiter zum Unternehmen passen.
• Offer Acceptance Rate: Um zu verstehen, wie attraktiv die Jobangebote für Bewerber sind.
• Sourcing Channel Effectiveness: Um herauszufinden, wo die besten Bewerber herkommen.

Wie misst und wertet man Recruiting KPIs sinnvoll aus?

Die Messung und Auswertung von Recruiting KPIs erfordert ein systematisches Vorgehen. Setzen Sie sich von Anfang an regelmäßige Erinnerungen für die Auswertungen und bringen Sie unbedingt das nötige Commitment für Änderungen mit. Denn sonst ist wie gesagt die reine Messung der Kennzahlen wenig sinnvoll. In diesen Schritten können Sie vorgehen:

1. Probleme erfassen: Wo hapert es aktuell im Recruiting Prozess und was muss sich Verbessern?
2. Daten erfassen: Nutze ein Applicant Tracking System (ATS) oder HR-Software, um relevante Daten während des gesamten Recruiting-Prozesses zu sammeln.
3. Ziele setzen: Lege klare Ziele für jede KPI fest, z.B. eine Reduzierung der Time to Hire um 10 %. Oder die Candidate Satisfaction soll 25 % positiver ausfallen.
4. KPIs regelmäßig überprüfen: Überwache die KPIs wöchentlich oder monatlich, um auf Veränderungen schnell reagieren zu können. Am besten setzen Sie dazu regelmäßige Termine oder Meetings auf.
5. Sprechen Sie mit Stakeholdern: Kommunikation und Transparenz sind besonders wichtig. Sprechen Sie mit Führungskräften oder Recruiting Dienstleistern über die Ergebnisse.
6. Schlüsse und Maßnahmen Ableiten: Wenn Sie wissen, welche KPIs bei Ihnen noch nicht positiv sind und wo die Probleme liegen, müssen Sie unbedingt die nötigen Maßnahmen ergreifen: Bei einer zu langen Time-to-Hire muss dann zum Beispiel der Recruiting Prozess überarbeitet werden. Oder finden Sie heraus, dass einige Channel gar nicht performen, sollten Sie nach Alternativen suchen.
7. Trends analysieren: Verfolgen Sie Veränderungen über längere Zeiträume, um Trends zu erkennen und darauf basierend fundierte Entscheidungen zu treffen.

Wie kann die Optimierung nach KPIs das Recruiting verbessern?

Wer Daten hat, kann Fakten belegen. Das bedeutet, Sie können nach der Analyse dieser Kennzahlen schwarz auf weiß vorzeigen, was momentan nicht gut läuft und wie Sie es verbessern können. Und Verbesserungspotential für das Recruiting gibt zu haut. Das können zum Beispiel neue Recruiting Maßnahmen wie Active Sourcing sein oder Sie finden heraus, dass die Kandidaten mit dem Bewerbungsprozess unglücklich sind. Eine Maßnahme daraus wäre zum Beispiel die Schulung von Fach- und Führungskräften, die daran beteiligt sind. Die Optimierung des Recruitings basierend auf KPIs bietet noch weitere Vorteile:

• Schnellere Entscheidungen: Wenn beispielsweise die Time to Hire verkürzt wird, können offene Stellen schneller besetzt werden, was das Risiko von Produktivitätsverlusten verringert.
• Bessere Kandidatenansprache: Durch die Analyse der Sourcing Channel Effectiveness können die besten Kanäle identifiziert und verstärkt genutzt werden.
• Kostenkontrolle: Die Optimierung der Cost per Hire sorgt dafür, dass das Recruiting-Budget effizient eingesetzt wird.
• Höhere Qualität der Neueinstellungen: Wenn die Quality of Hire regelmäßig überprüft und optimiert wird, stellen Unternehmen sicher, dass sie die besten Talente anziehen und langfristig binden.

KPIs sind im Recruiting nicht alles – der Kontakt zum Bewerber bleibt ausschlaggebend

Trotz aller Vorteile von Recruiting KPIs sollte der persönliche Kontakt zu den Bewerbern niemals vernachlässigt werden. Ein freundlicher, transparenter und respektvoller Umgang mit Kandidaten ist entscheidend, um eine positive Arbeitgebermarke zu pflegen. Menschen fühlen sich wertgeschätzt, wenn sie merken, dass sich ein Unternehmen Zeit für sie nimmt und ihnen zuhört. Technologie und KPIs können den Prozess unterstützen, aber das zwischenmenschliche Element bleibt essenziell.

Fazit: Recruiting KPIs als Erfolgsfaktor

Recruiting KPIs sind ein unverzichtbares Instrument für jedes Unternehmen, das seinen Einstellungsprozess verbessern und die besten Talente gewinnen möchte. Von der Time to Hire über die Cost per Hire bis hin zur Quality of Hire – die richtigen KPIs helfen, Prozesse zu optimieren, Kosten zu senken und die besten Mitarbeiter zu finden. Dennoch sollte nie vergessen werden, dass der Kontakt zum Bewerber im Mittelpunkt steht und entscheidend für den Erfolg des Recruitings ist.